Kapoklog spedizione internazionale Knowledge Center Proforma vs. fattura commerciale: definizioni, esempi e differenze

 

Kapoklog spedizione internazionale Knowledge Center Proforma vs. fattura commerciale: definizioni, esempi e differenze

 

Ci sono differenze significative tra una proforma e una fattura commerciale. Entrambi i documenti sembrano uguali, quindi è importante sapere come differenziare l'uno dall'altro.

 

Cos'è una fattura proforma?

Una fattura proforma può rispondere a una lettera di richiesta di informazioni da parte di un potenziale acquirente o fornire i termini di una fattura finale, in modo che il cliente sappia cosa aspettarsi.

"Pro forma" significa "secondo la forma", quindi si tratta più di una stima o di un esempio di come sarà o apparirà la fattura effettiva alla fine del progetto.

Una fattura proforma include una descrizione dei beni, un elenco dettagliato dei costi e l'importo stimato da pagare. Contiene anche altri dettagli generali come le informazioni di contatto dell'azienda o dell'individuo, l'indirizzo e il nome dell'acquirente.

Un potenziale cliente potrebbe richiedere questa fattura prima di accettare di assumere l'azienda o l'individuo. Molte aziende, in particolare gli appaltatori, si riferiscono alla fattura proforma come a un "preventivo" o "stima" del costo finale del progetto. Il venditore non garantisce che l'importo sarà quello riportato sulla fattura proforma.

 

Quando utilizzare una fattura proforma

Si usa una fattura proforma prima che i beni o i servizi siano stati scambiati. Lo scopo è dare al cliente o potenziale cliente un'idea di quanto costerà il progetto o il prodotto, in modo che capisca cosa aspettarsi come costo finale. È come un accordo in buona fede tra venditore e acquirente, in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda per quanto riguarda i prezzi.

 

Esempi di fatture proforma

Non tutte le situazioni richiedono una fattura proforma. Se l'importo viene determinato prima che la transazione sia completata e i servizi resi, non c'è bisogno di una fattura proforma, poiché il prezzo è chiaro a tutti. Le fatture proforma sono necessarie quando il costo può variare a seconda di manodopera, materiali o tempo imprevisti. Di seguito sono riportati alcuni esempi di quando può essere utilizzata una fattura proforma:

Stima di opere d'arte commissionate

Stima del progetto di costruzione

Stima abbigliamento personalizzato

Stima lavori automobilistici

Spese legali stimate

Spese mediche elette stimate

I servizi o i beni di cui sopra potrebbero richiedere materiali extra o richiedere più tempo una volta avviato il progetto, il che significa che il venditore dovrà addebitare di più per il servizio o il prodotto. Ad esempio, un progetto di costruzione potrebbe costare di più perché l'appaltatore trova della muffa o l'acquirente ha chiesto un tipo di legno diverso.

 

Cos'è una fattura commerciale?

La fattura commerciale è la fattura standard inviata al cliente dopo la ricezione della merce o la prestazione del servizio.

La fattura commerciale riflette il costo effettivo del progetto, inclusi tutti i materiali, la manodopera e le altre spese. L'importo pagabile sulla fattura commerciale può essere inferiore o superiore a quello riportato sulla fattura proforma. L'importo sulla fattura commerciale è ciò che il cliente deve pagare all'azienda o all'individuo. Una fattura commerciale riflette il costo finale che un acquirente deve pagare.

 

Sebbene le fatture commerciali possano essere utilizzate da qualsiasi azienda o individuo che emetta un addebito, sono comuni nelle transazioni di spedizione internazionali e nel commercio globale. L'importazione e l'esportazione di merci hanno sempre una fattura commerciale per dichiarare ai funzionari doganali l'importo pagato per la spedizione. La fattura è necessaria ai fini della dichiarazione di sdoganamento quando si invia una spedizione all'estero.

Nonostante il nome, i documenti commerciali non sono solo per scopi commerciali. Artisti indipendenti, scrittori, lavoratori e appaltatori usano spesso le fatture per richiedere il pagamento.

 

Quando utilizzare una fattura commerciale

Una volta completato il lavoro, invii la fattura commerciale. Questa fattura è l'importo finale, quindi non dovresti inviare una fattura commerciale finché non sono state calcolate tutte le spese correlate. Invii la fattura commerciale quando sei pronto a ricevere il pagamento per i tuoi beni. Non puoi inviare una fattura commerciale prima di aver terminato il progetto a meno che tu non conosca il prezzo esatto, nel qual caso la fattura proforma non è necessaria.

 

Esempi di fatture commerciali

Una fattura commerciale è una fattura con l'importo finale pagabile che riflette i beni ricevuti o i servizi resi. Alcuni servizi possono essere pagati per intero in anticipo perché il costo è predeterminato e non in continuo cambiamento. Ma le seguenti fatture sono esempi di fatture commerciali che indicano l'importo pagabile in base a beni e servizi reali.

Costo delle merci esportate

Costo delle merci importate

Fattura medica finale

Costo finale dei servizi legali

Fattura finale del progetto di costruzione

Conto finale del catering

Molti degli esempi sopra riportati avrebbero avuto successo con una fattura proforma, ma le spedizioni internazionali spesso richiedono solo una fattura commerciale.

 

Differenze principali tra fatture proforma e commerciali

Come detto, le fatture sembrano piuttosto simili per layout e caratteristiche. A prima vista, è facile confondere le due fatture, motivo per cui è importante comprendere le differenze tra i documenti.

 

Le differenze principali si riducono allo scopo della fattura e a quale sia appropriata in una certa fase di un progetto. Le sezioni seguenti spiegano le differenze principali tra le due fatture, così saprai quando usarle e cosa significano quando ne ricevi una.

 

Quando vengono emessi

Le fatture proforma vengono inviate prima della fine del progetto o del servizio. Una fattura proforma viene quasi sempre utilizzata prima dell'inizio del progetto. Spesso viene inviata prima che il cliente assuma ufficialmente l'azienda o l'individuo. Una fattura proforma può essere inviata durante un progetto, ma è meno comune.

Non puoi inviare una fattura commerciale finché non sono state calcolate tutte le spese e il lavoro non è stato completato al 100%. Altrimenti, l'importo potrebbe essere errato.

 

Cosa includono

Le informazioni sulla proforma e sulla fattura commerciale sono molto simili. Entrambe includeranno probabilmente dettagli riguardanti l'acquirente, il venditore, il progetto o il prodotto, le implicazioni fiscali e il processo di pagamento. I termini di pagamento includono informazioni come quanto tempo dopo il completamento del progetto deve essere inviato il pagamento o quali forme di pagamento accetta il venditore. La differenza è l'importo del pagamento elencato.

In una fattura proforma, l'importo elencato è solo una stima basata sui costi previsti. Un importo di fattura commerciale mostra cosa deve essere pagato in base ai costi reali. Una fattura commerciale include spesso un elenco dettagliato delle spese precise che contribuiscono all'importo finale da pagare.

 

Come vengono utilizzati

Una fattura proforma fornisce all'acquirente un'idea di quanto dovrà pagare. Per il venditore, le fatture proforma possono aiutare a stilare un budget per il reddito previsto. Una fattura commerciale verrà salvata per fini fiscali e contabili per entrambe le parti.

 

Conclusione

Non tutte le aziende utilizzano fatture commerciali e proforma, ma possono essere utili per scopi contabili e di comunicazione. Ricorda, le proforma vengono prima dei beni o dei servizi, e le fatture commerciali vengono dopo. Proforma vs. fattura commerciale si riduce al costo stimato vs. prezzo effettivo.

 

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