Ti stai perdendo un trucco per ridurre i costi di magazzinaggio/distribuzione di kapoklog?

 

I problemi

I processi di magazzino e di evasione/distribuzione degli ordini sono stati tradizionalmente i parenti poveri in un'attività di vendita al dettaglio/e-commerce. Di solito sono il reparto che rimane ancora con il cappello in mano alla fine dei round di bilancio di ogni anno, ma i direttori della logistica sono sotto pressione costante per ridurre i costi in quell'area. Anche se il settore è sotto pressione per accettare gli ordini più tardi e farli ritirare prima, ci si aspetta comunque che producano ordini a un costo inferiore per cassa/pacco.

 

Molti magazzini utilizzano ancora i tradizionali turni con dipendenti che lavorano turni di 8- ore indipendentemente dal fatto che ci siano 8- ore di lavoro disponibili in un dato momento. Questo semplicemente perché è quello che hanno sempre fatto. Quando la domanda aziendale raggiunge il picco, i livelli di straordinario sono elevati e vengono assunti costosi lavoratori interinali che non hanno le competenze della forza lavoro permanente. Spesso accade che i migliori trovino lavori a tempo pieno altrove e i lavoratori interinali non così bravi rallentino la forza lavoro principale. Durante i periodi più tranquilli, la forza lavoro deve arrangiarsi per trovare qualcosa da fare e la direzione teme che i dipendenti principali più qualificati possano andarsene. La necessità di fare straordinari imprevisti all'ultimo minuto significa che la buona volontà della forza lavoro è spesso messa a dura prova, il che interrompe il loro equilibrio lavoro/vita, con conseguente assenteismo occasionale più alto del solito e dipendenti preoccupati nei periodi tranquilli di aspettarsi un imminente licenziamento o di lavoro a orario ridotto.

 

I responsabili della pianificazione del magazzino spesso si immergono in complicati fogli di calcolo "un uomo sa tutto" che creano complessi schemi di turni che non possono essere rispettati. Potrebbero aver già implementato una tecnologia per rendere la forza lavoro più produttiva, come la scansione o la voce, ma ora si sono scontrati con un muro di mattoni nella ricerca di modi per ridurre ulteriormente i costi. Puntano sull'automazione e rimuovono alcune teste dall'azienda e poi sudano per un lungo periodo di ROI di alcuni anni? O rimuovono comunque alcune teste e sperano che tutti gli altri riescano a farcela? Qualcosa di tutto questo ti suona familiare?

 

Il problema fondamentale è che le ore effettivamente lavorate dalla forza lavoro non corrispondono alla domanda dell’azienda, ma esiste una soluzione…

 

Risorse umane snelle

Dobbiamo prendere spunto dal libro "Lean" dei produttori e impiegare tecniche di "lean employee resourcing" (Lean ER®) che possono generare risparmi significativi e, allo stesso tempo, creare una forza lavoro più soddisfatta con un equilibrio dignitoso tra lavoro e vita privata. Ciò può essere ottenuto "flessibilmente" i loro orari di lavoro per adattarli alle esigenze dell'azienda.

 

Ciò non significa necessariamente tagliare o aumentare il numero di dipendenti, ma semplicemente utilizzare il loro tempo in modo più efficace: questo è il principio fondamentale di Lean ER®. I sistemi di gestione della forza lavoro (WFM) esistono da un po' di tempo, ma tradizionalmente sono stati per lo più costituiti da sistemi di rilevazione presenze per registrare le ore in cui un lavoratore è presente nel DC. Altre funzionalità possono includere l'assegnazione del lavoro a persone con le competenze pertinenti e la segnalazione dell'efficienza di ciascun lavoratore; questo va bene se al momento non si dispone di questi dati aggiuntivi, ma non farà risparmiare molto sulle spese generali di manodopera. Ciò che serve è un progetto di modifica dell'orario di lavoro e un'azienda specializzata che possa guidarvi dall'inizio alla fine e quindi fornire gli strumenti per rendervi autosufficienti per il futuro per quanto riguarda il miglioramento continuo. Ciò è particolarmente importante quando si ha a che fare con una forza lavoro che è sospettosa del cambiamento e potrebbe essere un po' scettica per ragioni storiche.

 

Se informassi i tuoi dipendenti che li pagherai di più e darai loro più tempo libero senza incidere sulla produttività, probabilmente penserebbero che sei pazzo. Tuttavia, ci sono molti esempi di come esattamente questo sia stato ottenuto come risultato di un progetto di modifica dell'orario di lavoro (WTC).

 

Un progetto WTC è probabilmente al di là delle capacità della maggior parte delle aziende di essere portato a termine senza alcun aiuto, senza grandi spese e rischi interni, e perché reinventare la ruota? Avrai bisogno del supporto di una terza parte specializzata indipendente con una lunga esperienza in questo tipo di lavoro. Questo supporto dovrebbe includere un'analisi approfondita della tua attività e dei suoi processi per stabilire una tipica domanda di manodopera per il tuo prodotto su base giornaliera/settimanale/mensile/annuale, c'è quasi sempre uno schema ma ci sono comunque soluzioni per quando non c'è.

 

La comunicazione con la forza lavoro dovrebbe iniziare in una fase molto precoce per spiegare i problemi/obiettivi e per assicurare ai dipendenti che il loro prezioso contributo sarà ricercato lungo il percorso. Ciò contribuirà a garantire che non ci siano vuoti di conoscenza o panico da perdita del lavoro e che sappiano esattamente cosa sta accadendo durante l'intero processo e quali saranno le opzioni. Gli specialisti terzi possono aiutarti a facilitare e gestire gruppi di lavoro di dirigenti, lavoratori e rappresentanti sindacali e a comunicare con loro stessi se desideri allontanarti da questo processo. I gruppi di lavoro saranno responsabili dell'analisi e dell'approvazione della domanda di lavoro e della co-creazione di nuovi modi di lavorare che soddisfino tale domanda. La fase finale consiste nel modificare i contratti della forza lavoro per coprire qualsiasi nuovo orario di lavoro ritenuto necessario e fare molta attenzione a spiegare che questo non significa contratti a zero ore!

 

I nuovi turni possono essere molto più flessibili se i lavoratori sono multi-qualificati e può essere avviato un programma di formazione per abilitarlo. Un software sofisticato può quindi essere utilizzato per creare diverse opzioni di turni che possono essere concordate tramite i gruppi di lavoro utilizzando la loro conoscenza pratica di ciò che funzionerà e ciò che non funzionerà. Quindi si concorda una scelta finale di turni adatti alla propria attività per il giorno/settimana/mese/anno successivo o più.

 

Ai dipendenti può essere fornito un orario che mostra quando lavoreranno, quando non lavoreranno e quando potrebbero lavorare se si verifica un picco imprevisto negli affari o una circostanza imprevista, che viene definito ore di riserva o di banca e sono una valvola di sicurezza per quando quel problema imprevisto colpisce il ventilatore. Ciò dà ai dipendenti la tranquillità di poter pianificare in anticipo i giorni non lavorativi, il che migliora il loro equilibrio tra lavoro e vita privata. Non ci sarà alcuna pressione su di loro per lavorare straordinari o orari eccessivamente lunghi, poiché è improbabile che ce ne siano disponibili. Dà anche all'azienda una certa tranquillità che ci siano ore di riserva pianificate disponibili, se necessario.

 

I risultati

Con i turni di lavoro che ora corrispondono ai requisiti di lavoro, puoi essere certo che quando un dipendente è al lavoro avrà un turno completo di lavoro davanti a sé, ma nei periodi di calma ci saranno semplicemente meno dipendenti, ma tutti comunque impegnati. Storicamente i risultati sono che la tua forza lavoro è molto più felice con un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. Hanno più tempo libero rispetto a prima e in alcuni casi sono pagati meglio di prima perché tutto il tempo morto è stato eliminato. Sanno esattamente quando non lavoreranno e le loro esigenze personali possono essere considerate nei loro turni. Il datore di lavoro, d'altro canto, vedrà una drastica riduzione del requisito per i premi per i pagamenti degli straordinari e dei lavoratori interinali con le ore di riserva come valvola di sicurezza (anche la potenziale legislazione sulle ferie/straordinari non è una preoccupazione). Un ritorno sull'investimento iniziale si ottiene solitamente nel giro di pochi mesi e l'azienda vedrà l'assenteismo occasionale diminuire drasticamente. Ci saranno anche dei risparmi discreti da una riduzione delle ferie e dell'amministrazione dell'assenteismo. Alcuni datori di lavoro potrebbero persino decidere di condividere i risparmi realizzati aumentando la retribuzione base e premiando una maggiore flessibilità (e la perdita di guadagni di straordinario). Una situazione vantaggiosa per tutti, se mai ce n'è stata una.

 

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